Theo dõi hóa đơn đã thanh toán

Image

(Hình minh họa từ Internet)

Hồi trước, một sinh viên của mình, là kế toán của một công ty Hàn Quốc hỏi cách làm sao có thể theo dõi các hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đã được thanh toán tiền rồi. Vì cơ quan bạn này có một cái dấu “PAID” khá to nên bạn ý phân vân không biết liệu có thể đóng cái dấu này lên hóa đơn GTGT không, vì bạn ý sợ rằng, điều này sẽ vi phạm các nguyên tắc của một hóa đơn hợp lệ theo thông tư 153/2010/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ. Theo thông tư này thì hóa đơn GTGT sẽ không còn hợp lệ nếu có sự chỉnh sửa, điều chỉnh trên hóa đơn. Hoặc giả dụ có thêm các thông tin khác (ngoài các thông tin bắt buộc cần phải có) thì các thông tin này cũng phải có phông chữ nhỏ hơn chữ trên hóa đơn và không được che lấp thông tin bắt buộc.

Vậy thì có nên đóng cái dấu “PAID” to đùng vào không?

Có chứ, vẫn nên đóng để dễ theo dõi hóa đơn thanh toán, nhưng đóng vào mặt sau của hóa đơn thôi nhé! Còn nếu cẩn thận hơn, bạn hãy lập một bảng kê theo dõi tình trạng thanh toán của từng hóa đơn. Tuy vậy, cách này rõ ràng không hề đơn giản và chắc sẽ ngốn một ít thời gian!

——————————————————–

Tài liệu tham khảo: Thông tư 153/2010/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ

4 thoughts on “Theo dõi hóa đơn đã thanh toán

  1. Thông tin này rất thú vị đấy. Thế nếu trong trường hợp hoá đơn của tài sản đang cầm cố tại ngân hàng thì sao? Tại nơi tôi đang làm việc, cán bộ tín dụng họ sẽ đóng dấu “đã cho vay” lên hoá đơn nếu trong trường hợp, hoá đơn bản gốc vẫn lưu tại doanh nghiệp vay vốn nhưng tài sản đang được cầm cố tại ngân hàng, ngân hàng lưu bản sao y. Việc đóng dấu này để tránh trường hợp hoá đơn bị sử dụng để cầm cố tài sản tại tổ chức tín dụng khác nhưng có vi phạm đến nguyên tắc đã nêu không?

    • Con dấu “Đã cho vay” trong trường hợp của bạn cũng giống như dấu “PAID” trong trường hợp ở trên. Điểm 2, điều 4, Chương I của thông tư 153/2010/TT-BTC có đề cập đến những nội dung không bắt buộc mà doanh nghiệp có thể tạo thêm trên hóa đơn. Cụ thể:
      a) Ngoài nội dung bắt buộc, tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.
      b) Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt buộc.
      c) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

      Chiểu theo điều này, thì dấu “PAID” hay dấu “ĐÃ CHO VAY” có thể đáp ứng được điểm (a) và (c) nhưng chưa chắc đã đáp ứng được điểm (b). Vì vậy, tốt nhất, Ngân hàng của bạn nên tạo điều kiện cho khách hàng, tránh các thắc mắc từ bên Thuế, bằng cách đóng dấu vào mặt sau của hóa đơn và thêm dấu chứng nhận của Ngân hàng. Điều này vừa đảm bảo hóa đơn này không được sử dụng để thế chấp cho một khoản vay khác, vừa đảm bảo được sự “hợp lý, hợp lệ” theo luật.

      Mặc dù vậy, trên thực tế cũng phải thừa nhận rằng, không ít các hóa đơn liên 2 giao cho khách hàng được đóng dấu “PAID”, “ĐÃ THANH TOÁN” hay “ĐÃ CHO VAY” và hình như các công ty hay tổ chức này chưa gặp vấn đề nào về thuế. Có thể điều đó khiến việc những dấu này trên hóa đơn trở thành “thông lệ” chăng?

      • Ôi, mình đã đóng hàng đống Hóa Đơn rồi. Mình thấy ở công ty cũ, Cục thuế TP. HCM chẳng ai nói gì. Giờ minh ở chi cục, không biết thế nào, mai phải lên hỏi người quản lý mới được. Cầu xin không bị sao.

      • Thật ra rất nhiều công ty làm như bạn và cũng không bị ảnh hưởng gì. Mình nghĩ rằng, khi có thông tin này rồi thì bạn có thể rút kinh nghiệm cho các năm sau.

Leave your comment

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s